電子帳簿保存法とは？具体的な対応方法を分かりやすく解説！
電子帳簿保存法ってなに？基本的な概要と重要なポイントを解説
電子帳簿保存法の概要
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電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電磁的記録（電子データ）で保存することを認める法律です。
法令上、原則として帳簿や書類は紙で保存することとされていますが、コスト削減や業務効率化、環境問題など諸々の理由を背景に1998年に電子帳簿保存法が成立しました。
成立当初はその適用要件が厳しく導入する企業が少ない状況でしたが、繰返しの法改正で適用要件が緩和され導入を検討する企業が増えてきています。
さらに令和3年度の改正では、「電子取引の電子データ保存義務化」へ変更がなされ、すべての事業者に関係してくる法律へと位置づけが変わってきています。
電子帳簿保存法は3つに区分されます
電子帳簿保存法の保存区分は
1. 電子帳簿保存
2. スキャナ保存
3. 電子取引
の3種類に分けられます。
1. 電子帳簿等保存
電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存します。
例えば、会計ソフトなど電子的に作成した帳簿や書類を、電子データのまま保存することです。
2. スキャナ保存
紙で受領・作成した書類を画像データで保存します。
例えば、紙で受領した請求書や領収書など、もしくは事業者自体が紙で作成・発行した請求書や領収書などをスキャナやスマートフォンで画像を読み取り保存することです。
3. 電子取引
電子的に授受した取引情報をデータで保存します。
例えば、メールなどで相手先へ送付または相手先から受領した取引情報を、電子データのまま保存することです。
電子帳簿保存法はいつから適応される？
1. 電子保存義務化の2年猶予期間
2022年1月1日より改正電子帳簿保存法が施行されましたが、保存区分のうち「電子取引」については税制改正大綱で2年間の猶予期間が設けられました。
本来は2022年1月1日より義務化されていますが、多くの企業の対応遅れと認知自体も十分でないこともあり、2023年12月31日までは電子取引で授受した取引情報を紙出力にて保存が認められています。
2. いつから準備が必要？
「電子取引」の義務化は全事業者が対象です。本格的に開始する2024年1月1日はまだ先のように感じますが、業務の流れを構築するのは時間がかかるものです。
2023年10月からはインボイス制度も開始します。業務上はインボイス制度を含めた対応が必となりますので、早めに準備に取り掛かりましょう。
改正のポイント
電子帳簿保存法改正のポイント
成立当初は適用要件が厳しかった電子帳簿保存法ですが、2022年1月施行の改正電子帳簿保存法では、主に次の点が変更されました。
1. 承認制度の廃止
税務署長の事前承認制度が廃止されました。
「電子帳簿等保存」や「スキャナ保存」を行う際には、事前に税務署長の承認を得る必要がありましたが、改正電子帳簿保存法ではその承認が廃止されました。
2. タイムスタンプの要件緩和
タイムスタンプ付与期間が最長2ヶ月になりました。
タイムスタンプとはスキャナでの読み取りや電子取引における電子データの存在証明と非改ざん証明をするものです。
改正前はスキャン後3営業日以内のタイムスタンプ付与期間などでしたが、改正後はスキャン保存・電子取引ともに付与期間が最長2ヶ月に統一されました。
3. 検索要件の緩和
検索項目が「取引年月日、取引金額、取引先」の3つに限定されました。
スキャナなどで読み取りした電子データには検索機能を付けなければなりません。
改正前は、検索機能として以下のように多くの要件がありました。
ⅰ）「帳簿の種類の応じた主要な記録項目で検索できること」
ⅱ）「日付又は金額の範囲指定により検索できること」
ⅲ）「二つ以上の任意の記録項目の組合せた条件で検索できること」
改正後は、上記ⅰ）の主要な記録項目は「取引年月日、取引金額、取引先」の3つに限定されました。
また、税務職員からの電子データのダウンロードの求めに応じる場合は、上記ⅱ）ⅲ）の検索要件は不要となりました。
4. 電子取引における電子データ保存義務化
改正後、3つの保存区分のうちの「電子取引」に係る取引情報は、電子データでの保存が義務化されることとなりました。
「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」に関しては、導入するかは事業者の任意ですが、「電子取引」に関しては電子データで保存しなければならなくなりました。
電子取引は2024年1月から義務化されます！
電子帳簿保存法の3つの区分
電子帳簿保存法の保存区分は
①電子帳簿保存
②スキャナ保存
③電子取引
の3種類に分けられます
電子帳簿等保存
電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存します。
例えば、会計ソフトなど電子的に作成した帳簿や書類を、電子データのまま保存することです。
電子帳簿保存法では「国税関係帳簿」と「国税関係書類」について電子データでの保存を認めています。
ⅰ）「国税関係帳簿」・・・元帳や仕訳帳などの会計帳簿
ⅱ）「国税関係書類」・・・貸借対照表、損益計算書、請求書、見積書など
スキャナ保存
紙で受領・作成した書類を画像データで保存します。
例えば、紙で受領した請求書や領収書など、もしくは事業者自体が紙で作成・発行した請求書や領収書などをスキャナやスマートフォンで画像を読み取り保存することです。
電子取引
電子的に授受した取引情報をデータで保存します。
例えば、メールなどで相手先へ送付または相手先から受領した取引情報を、電子データのまま保存することです。
電子取引については対応が義務になります
上記の保存区分のうち③「電子取引」 に係る取引情報は、電子データでの保存が義務化されることとなりました。
ただし、2022年1月1日から2023年12月31日までは宥恕措置として、電子取引で授受した取引情報を紙出力にて保存が認められています。
したがって、2024年1月1日より全事業者が電子データでの保存に対応しなければなりません。
また、不備や不正など違反に対する罰則も設けられており、違反すれば追徴課税や青色申告取り消しとなる可能性も考えられます。
具体的な対応方法
「電子取引」については義務化となりますが、直ぐに対応できるものではありません。
まずは事業者の現状を把握することが必要です。どのような電子取引があるのか、取引書類、授受方法、保存方法、件数など現在の電子取引について整理し把握しましょう。
それから、義務化の要件を満たすための方法として以下のものがあります。
事務処理規定の作成
事務処理規程を備え付けて運用する。
事務処理規程は、国税庁が公開しているサンプルを参考に規程を作成することができます。
システム（MFクラウドBOX）の活用
電子帳簿保存法に対応したシステムを新たに導入する。
この機会にシステムを新たに導入する事も選択肢の一つです。
IT導入補助金を利用することが出来れば、導入費用も抑えられます。
経理体制のクラウド化がおススメ
電子保存の義務化により、今までの経理体制を義務化に沿ったものに変えて行かなくてはなりません。
改正電子帳簿保存法に違反すれば事業者にとっては損失となります。
また、知らぬ間に違反していたという事も起こりうるのではないでしょうか。
そのような心配事を解消し改正電子帳簿保存法に対応するために、そして、業務の電子化・効率化を進めるためにも経理体制のクラウド化をお勧めします。
クラウド化により、紙の書類の保管コスト・紛失のリスクも低減され、管理業務もスムーズです。
クラウド化すればリモートワークにも対応でき、災害等のデータの紛失リスクも低減されます。
確かな管理体制が構築され業績上昇や新たな事業展開も期待できるでしょう。
電子帳簿保存法対応をお考えの方はぜひご相談ください
改正電子帳簿保存法は全事業者を対象に2024年1月1日より義務化されます。
「パソコンに電子データを保存するだけでよい」ではありません。
改正電子帳簿保存法に則した方法による保存が必要なのです。
皆様、改正電子帳簿保存法を理解されていますか。
国税庁のサイトを読んでもよく分からないと言う事業者の方は案外多いのではないでしょうか。
改正電子帳簿保存法の対応にご不安な方、この機会にシステムを見直したい方、クラウド化を進めたい方など、是非当社にご相談ください。
お客様がご安心できる業務システムの構築をサポートします。
