クラウド会計ソフトとは？インストール型会計ソフトとの違いはなに？専門家がわかりやすく解説
クラウド会計ソフトとは
会計ソフトとは
会計ソフトとは、事業活動における取引情報や入出金情報を自動的に集計し管理してくれるソフトウェアです。
基本的な機能としては、仕訳を入力することで決算書が作成されます。
比較的安価に利用できる会計ソフトもあり、今では多くの事業者が会計ソフトを利用しています。
その会計ソフトは大きく分けて2種類あります。
「クラウド型」と「インストール型」です。
それぞれの特徴はどのようなものがあるのでしょうか。
クラウド会計ソフトとインストール型会計ソフトの違い
（1）クラウド型
クラウド型の会計ソフトを利用する場合はインターネット環境が必要です。
会計ソフトはインターネットを通じて操作することになります。
会計データはインターネット上のサーバーに保存され、日々のバックアップは不要です 会計ソフトの導入や更新に手間がかからず、環境が整えばどこからでも経理作業が可能です。
費用面は、月額の利用料が発生するものがほとんどです。
（2）インストール型
クラウド型で必要なインターネット環境は不要です。
会計ソフトをインストールしたパソコンでのみの操作となり、会計データは自社のサーバーに保存されます。
インターネットの環境に左右されずに操作ができます、インターネットを介した情報登録などのリスクは軽減します。
一方、日々のバックアップが必要な上、災害等によりデータそのものを失ってしまうというリスクがあります。
費用面では、ソフト購入後の月額利用料の発生はありませんが、バージョンアップ時や、法改正があった場合には更新料が必要となります。
クラウド会計ソフトの特徴
クラウド型の会計ソフトは近年普及しているものです。
モバイルに会計ソフトをインストールする必要はなく、上記の通りインターネットアクセスで利用します。
（1）デバイスを選びません
クラウド型の会計ソフトは、会計データをクラウドサーバーに保管します。
インターネット環境があれば、いつでもどこからでもアクセス可能です。
モバイル以外にもスマートフォンやタブレットなどさまざまなデバイスで使用できるものもあり、パソコンがない自宅などでも経理作業ができます。
（2）取引明細を自動に仕訳できる
クラウド型の会計ソフトでは、銀行口座やクレジットカード、電子マネーなどと連携することにより、取引情報を入力する自動仕訳が可能です。
この機能により経理作業の大幅な効率化が図れ、人件費の削減にも繋がります。
（3） リアルタイムな決済状況が把握できる
クラウド型の会計ソフトでは、連携機能などの利用により進行形での記録・仕訳が可能なため、リアルタイムな会計状況を把握することができます。
（4）更新は自動
税制改正があると会計ソフトも改正内容に従って更新されます。
インストール型の会計ソフトでは自ら更新作業を行い更新費用も発生しますが、クラウド型では更新作業は自動で行われ、更新費用の発生もありません。
クラウド会計ソフトで変わる経理業務
仕訳業務の自動化
クラウド会計ソフトには銀行口座やクレジットカード、電子マネーなどとの連携機能があります。
この機能を利用することにより、取引情報を取り込み自動で仕訳を作成することができます。
経理業務の大幅な効率化を請け負うことができ、人件費の削減にもつながります。
また、自動仕訳には学習機能が付いていますので、回数を重ねる事で精度もがり正確に処理することができます。
売上一元管理
一般的な会計ソフトには請求書の作成機能はありません。
会計ソフトとは別に販売管理ソフトを導入している事業者が多いのではないでしょうか。
クラウド会計ソフトではクラウド型の販売管理ソフトと連携することにより、発行した請求書情報をそのまま売上の仕訳データとして会計ソフトに取り込むことができ、金額の入力ミスもありません。
売上や売掛金管理の一元化により経理業務の効率化が図れます。
未決算取引業務と消込の自動化
売上に係る請求書を発行した後はその情報を会計ソフトに入力し売掛金回収情報も会計ソフトに入力します。
一般的な会計ソフトを利用した場合は、これらの流れを手作業にて行います。
請求書控えを見て売上を入力し、銀行口座情報を見て売掛金の入金情報を入力します。
手動であるため処理に遅れも生じ、また入力ミスも起こりえます。
しかし、クラウド型の会計ソフトを利用し、請求書情報と銀行アカウントを連携することで、取引先の売上情報や売掛金回収情報が会計ソフトにリアルタイムに反映され、経理業務の効率化が図れます。
外出先からでもデータを見ることができる
一般的なインストール型の会計ソフトを利用する場合、その中身である会計情報を見るためには自社内にあるパソコンを開く必要があります。
経営者が外出先において急に試算表などの会計情報が必要となった場合は、経理スタッフに連絡をとり何らかの方法によって会計情報を取得しなければなりません。
しかし、クラウド型の会計ソフトを利用している場合、インターネット環境さえあれば直ぐに会計情報を見ることができます。
常にどこからでも最新の会計情報を見ることができるのです。
クラウド会計ソフトのメリット
経理業務に詳しくなくてもできる
通常、経理業務には簿記の知識が必要ですので、会計ソフトへの入力作業というと敬遠してしまう方も多いのではないでしょうか。
クラウド型の会計ソフトは簿記の知識がなくても金額を入力するだけで会計処理ができるように工夫されています。
貸方にはこの勘定科目を、借方にはその勘定科目を、と堅苦しい会計用語は必要なく、スムーズに仕訳作業ができるように設計されていますので初心者の方でも安心です。
経理業務の負担を軽減
銀行口座やクレジットカード、電子マネーとの連携で入出金情報や経費の支払いなどの取引情報をそのまま会計ソフトに取り込む自動仕訳が可能です。
一から手作業で入力する必要がなく、経理業務の負担軽減、人件費の削減にも繋がります。
また、自動仕訳は学習機能が付いていますので、回数を重ねる事で精度もあがり、正確に処理することができます。
ケアレスミスを減らせる
自動仕訳の機能を利用することにより、一から手作業で入力する必要がなく、金額の入力ミス、入力漏れ、重複した結果など、経理業務にありがちなケアレスミスを減らすことができます。
様々なシステムと連携できる
販売管理ソフトや給与計算ソフトなど、様々なシステムと連携することができます。
請求書発行後は売上として会計ソフトに反映され、給与計算情報も自動的に仕訳され会計ソフトに反映することができます。
資金繰りを可視化できる
入出金予定を入力することで資金繰りのレポート作成が可能です。
資金繰りを可視化することにより、財務状況が把握でき経営判断にも大きく役立ちます。
クラウド会計ソフトの選び方
選び方の基準
クラウド会計ソフトの種類は多く、どのソフトが自社に合うのか選定するのは難しいものです。
ところで以下の3点を中心にクラウド会計ソフトを選定してはいかがでしょうか。
(ⅰ)必要な機能が搭載されているか
一番大事なことは、自社が求める機能が搭載されているのか、です。
将来のことを踏まえて追加できる機能の確認と他のソフトとの連携可否などを考慮しましょう。
(ⅱ)業務効率化が図れるか
搭載されている機能により、自社の業務の効率化が図れるのか。
クラウド会計ソフトの導入により余計な手間がかかっては意味がありません。
現状をよりよく改善でき効率的に業務が進められるのか、そこもポイントです。
(ⅲ)コスト削減につながるのか
クラウド会計ソフトの導入で業務の効率化が図られても、コストが増えては本来の意味での効率化とは言えません。
業務もコストも効率化する事が肝要です。
会計ソフトごとの特徴
以下にて5つの会計ソフトを紹介しています。
機能などの詳細は各ソフトの公式HPをご覧ください。
マネーフォワード
初期費用：無料
利用料金：月額2,980円～
対象：法人、個人事業主
無料試用：対応有
Freee
初期費用：無料
利用料金：月額980円～
対象：法人、個人事業主
無料試用：対応有
弥生会計
初期費用：無料
利用料金：月額なし、年間26,000円～
対象：法人、個人事業主
無料試用：対応有
勘定奉行クラウド
初期費用：プランによる
利用料金：月額6,000円～、年間72,000円～
対象：法人
無料試用：対応有
PCA会計クラウド
初期費用：無料
利用料金：月額9,900円～
対象：法人、個人事業主
無料試用：対応有
クラウド会計ソフトの導入サポートは税理士に相談
クラウド会計ソフトの導入により業務の効率化やコストの削減につながる可能性があることはご理解いただけたのではないでしょうか。
クラウド会計ソフトにはメリットもデメリットもあります。
従来の一般的な会ソフトにもメリットとデメリットがあります。
どのような形が自社に合うのか、メリット・デメリットもさまざまで、業務内容や自社の規模など多くの要素を考えると余計に判断がつかないものです。
その判断材料一つとして税理士へのご相談をお勧めします。
税理士によるサポートで一度外部からお客様の状況を客観的に見てはいかがでしょうか。
お客様のよりよい会計業務の環境構築のためにも専門家へのご相談をお勧めします。
